Delegeren moet je leren!
Waarom ondernemers niet delegeren. ” Het duurt langer om te delegeren dan om het gewoon zelf te doen …” ” Ze luisteren gewoon niet, dus doen ze het op de verkeerde manier …” “Ik heb het geprobeerd en het werkte niet …” “Als ik iets wil doen, kan ik het beter zelf doen …” Zijn bovenstaande uitspraken herkenbaar? Voor mij als business coaches in ieder geval wel! Je zult blij verrast zijn om te ontdekken dat delegeren vrij eenvoudig en effectief is als je begrijpt dat het om een proces gaat en om vertrouwen ontwikkelen. Dit kost dus altijd tijd, maar de geïnvesteerde tijd zal je vele malen terugverdienen. Je zult ook in staat zijn om een zelfstandig en goed team te ontwikkelen. Wat zijn dan de vier fasen van delegeren? Fase 1: Doe deze taak op deze manier en laat het mij zien voordat je het uitvoert. Fase 2: Hier is de taak, vertel me hoe je het gaat aanpakken, doe het, laat me het achteraf zien. Fase 3: Hier is het doel, vind zelf de beste manier uit om het te doen, vertel me wanneer het klaar is. Fase 4: Wanneer je een probleem ziet, handel het dan af zoals jij denkt dat het goed is, rapporteer het routinematig. De vier fases verder in detail In fase 1 heb je er nog geen vertrouwen in dat de persoon aan wie je de taak gaat delegeren de taak voldoende begrijpt of weet hoe je het gedaan wilt hebben. Je moet het dus duidelijk uitleggen. Je legt de taak uit en geeft aan hoe dit moet worden gedaan. Ook vraag je om het voltooide resultaat te zien voordat het wordt geïmplementeerd. Als het resultaat aan het einde van een fase 1-delegatie is zoals je het wilt, en je hebt er alle vertrouwen in dat ze het opnieuw kunnen doen, ben je klaar om naar fase 2 te gaan. Maar tot die tijd blijf je zeer instructief en laat je heel weinig ruimte voor fouten. Je zult fouten dus ontdekken voordat ze er echt toe doen. In fase 2 controleer je dat ze de taak zullen uitvoeren zoals jij dat wilt. Je geeft aan: “De taak is dit … en vraagt, wat zijn volgens jou de stappen die je zou moeten doorlopen om deze taak te voltooien?”. Als ze het met zelfvertrouwen goed kunnen uitleggen, hebben ze het geleerd. Dus laat je wat vertrouwen zien. Je laat ze gaan en de taak doen en ze laten het aan jou zien nadat het is voltooid. En zeg dat, als ze zich onzeker voelen, ze terug kunnen komen bij jou om om raad te vragen. Als ze echter steeds terug blijven komen, zeg hen dan dat je echt wilt dat ze dit bereiken zonder het te controleren en dat ze het moeten proberen. Het is belangrijk om hun zelfvertrouwen op te bouwen. In fase 3 geef je ze een doel, namelijk de uitkomst die je wilt. Dit kan een aantal kleinere taken inhouden. Je vraagt hen om uit te zoeken hoe ze dit het beste kunnen bereiken en je te vertellen wanneer het klaar is. Moedig ze weer aan om hulp te vragen als ze zich onzeker voelen over de uitvoering. Wanneer ze consequent de taak goed uitvoeren, vertel ze dan duidelijk dat je er alle vertrouwen in hebt dat ze dingen goed doen (goed gedaan!) en dat ze klaar zijn voor de laatste fase. Fase 4 is wanneer jij een stapje terug doet en je de dingen ziet gebeuren. Je springt alleen bij als de situatie verandert, of als je problemen ziet aankomen. Ga pas terug naar fase 3 als dat écht nodig is. Als je dit proces volgt, bereik je met de meeste mensen stadium 4. Let op: neem nooit een taak terug nadat deze is gedelegeerd! Tenzij jij voor altijd al het werk wilt doen waar je je medewerkers voor betaalt! Ja, er worden soms fouten gemaakt! Als dat gebeurt dan komt dat waarschijnlijk doordat je de taak niet goed genoeg hebt beschreven, of verzuimd hebt iets te vertellen over hoe je het wilt doen. Of misschien probeerde je een of meerdere stappen over te slaan – niet doen. Dus wees ook kritisch naar jezelf. Als je jouw bedrijf op een efficiënte en effectieve manier wilt runnen, is delegeren altijd een must. Dus, overweeg deze 4 Fasen aanpak toe te passen als je weer een deel van jouw taken wilt delegeren. Delegeren en het ontwikkelen van systemen voor bedrijfsprocessen gaan hand in hand. Succes begint bij jezelf, dus schrijf je in voor onze Management Masterclass en krijg de handvatten die je hierbij helpen! Klik hier voor meer informatie en aanmelden. Marleen van Dam ActionCOACH BusinessCOACH
0 Opmerkingen
Terwijl ik dit schrijf, zit ik midden in een verhuizing en een verbouwing. Ja, je leest het goed, ik word gedwongen om nu aan mijn lenteschoonmaak te beginnen. Maar weet je wat? Het is eigenlijk een perfecte timing om ook eens naar je bedrijf te kijken en een grote voorjaarsschoonmaak te houden.
De term "voorjaarsschoonmaak" roept vaak het beeld op van het opruimen en schoonmaken van ruimtes in huis of op kantoor. Maar voor bedrijven biedt dit een geweldige kans om te resetten en te reorganiseren, met als doel de productiviteit te verhogen. Hoewel het belangrijk is om het hele jaar door processen en systemen te evalueren, kan de lente een goed moment zijn om actie te ondernemen. Begin met het aanpassen van je mindset Zie het als een frisse start. Gebruik een dagboek of visuele hulpmiddelen zoals een whiteboard met post-its om jezelf te organiseren. Kleurcodes kunnen je helpen om acties te categoriseren en ideeën te groeperen. Maak een inventaris van je huidige en toekomstige activiteiten. Identificeer vitale activiteiten en overweeg te stoppen met activiteiten zonder blijvende waarde. Deze inventarisatie zal urgente taken aan het licht brengen die onmiddellijke actie vereisen. Verdeel deze taken in behapbare stukken voor gemakkelijke uitvoering en organisatie. Herzie regelmatig je overzichtslijst Om op koers te blijven, is het belangrijk om regelmatig je overzichtslijst te herzien. Stel groepsdoelen en KPI's in om iedereen gefocust te houden op prioriteiten. De voorjaarsschoonmaak van je bedrijf kan een doorlopend proces zijn. Zoals Stillman in 2019 zei: “Het opruimen van de rommel helpt ons voor te bereiden op het genieten van de warme en hopelijk productieve maanden die komen gaan.” Gebieden om je op te concentreren
Een frisse start voor je bedrijf Een voorjaarsschoonmaak is een kans om elk aspect van je bedrijf op te frissen en te verbeteren, van digitale aanwezigheid tot fysieke ruimte en klantgerichtheid. Zoals Germanos in 2019 opmerkte: “Ook al doe je goed werk met het schoonhouden van een kantoorruimte, soms kan het opruimen om je heen je helpen je geest leeg te maken – wat essentieel is als kleine ondernemer. Als je tegen problemen aanloopt of je overweldigd voelt, kan het herschikken en opruimen van je kantoorruimte je helpen je rustiger, helderder en in staat om oplossingen te vinden te voelen.” Germanos raadt ook aan opnieuw te schilderen, planten toe te voegen, luchtfilters schoon te maken, de batterijen in rook/koolmonoxidemelders en brandblussers te controleren of te vervangen, en alle geplaatste vergunningen en licenties bij te werken. Deze stappen helpen je kantoor of ruimte leefbaarder te maken. Het kan het moreel van je personeel en de ervaring van je klanten helpen verbeteren. Een grondige schoonmaak Een nog grondigere schoonmaak zou kunnen bestaan uit:
Zoals SeeGirlWork in 2018 zei: “Je kleine bedrijf een goede voorjaarsschoonmaak geven is een geweldige manier om de energie op te krikken en meer succes te realiseren.” De grondigheid van je voorjaarsschoonmaak moet gericht zijn op het verbeteren van de klantervaring en het verhogen van de winst. Kom in actie: Voorjaarsschoonmaak voor je bedrijf Ik sta voor je klaar om je te helpen een start te maken met een opfrisbeurt voor je bedrijf! Laten we samen aan de slag gaan en jouw bedrijf klaarstomen voor de productieve maanden die voor ons liggen. Neem vandaag nog contact met me op en ontdek hoe we jouw bedrijf kunnen resetten en reorganiseren voor een succesvoller jaar! Als ondernemer ben je constant op zoek naar manieren om je bedrijf efficiënter te runnen, je klanten beter van dienst te zijn en je concurrentie voor te blijven. In deze snel veranderende digitale wereld biedt kunstmatige intelligentie (AI) een schat aan mogelijkheden om je dagelijkse werkzaamheden te verbeteren. In deze blog neem ik je mee in de wereld van AI en laat ik zien hoe je deze technologie kunt inzetten om je onderneming naar nieuwe hoogten te brengen.
Wat is AI en waarom is het belangrijk? AI is een verzamelnaam voor technologieën die machines in staat stellen om taken uit te voeren die normaal gesproken menselijke intelligentie vereisen. Denk hierbij aan leren, redeneren, probleem oplossen en zelfs creatief denken. Van chatbots tot geavanceerde data-analyse, AI kan op vele manieren worden toegepast om jouw werk makkelijker en efficiënter te maken. Hieronder volgen een paar mogelijkheden en voorbeelden van toepassingen. 1. Tijd besparen met AI-tools Als ondernemer weet je als geen ander hoe waardevol tijd is. AI-tools kunnen je helpen om repetitieve en tijdrovende taken te automatiseren, zodat jij je kunt concentreren op de strategische en creatieve aspecten van je bedrijf. Voorbeeld: E-mailbeheer met AI Een van de meest vervelende klussen is het beheren van je, vaak te volle , inbox. AI-tools zoals SaneBox of Spark kunnen je helpen door automatisch onbelangrijke e-mails te filteren, herinneringen in te stellen en zelfs concept mails voor je te schrijven. Dit bespaart je niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat je niets belangrijks over het hoofd ziet. Voorbeeld: Planningen en afspraken AI-assistenten zoals Clara of x.ai kunnen je helpen bij het plannen van afspraken en het beheren van je agenda. Deze slimme assistenten communiceren direct met je klanten en collega’s om geschikte tijdstippen te vinden, waardoor jij je kostbare tijd niet hoeft te verspillen aan eindeloze e-mailwisselingen. 2. Verbeterde klantenservice Goede klantenservice is essentieel voor het succes van je bedrijf. AI kan je helpen om je klanten sneller en beter van dienst te zijn, waardoor hun tevredenheid en loyaliteit toenemen. Voorbeeld: Chatbots Chatbots, zoals die van Intercom of Drift, kunnen 24/7 vragen van klanten beantwoorden, afspraken maken en zelfs producten aanbevelen. Dit zorgt voor een snellere afhandeling van klantvragen en verbetert de algehele klantervaring. Voorbeeld: Gepersonaliseerde marketing AI-tools zoals HubSpot of Marketo kunnen je helpen om gepersonaliseerde marketingcampagnes te creëren die specifiek gericht zijn op de behoeften en interesses van je klanten. Door gebruik te maken van data-analyse en machine learning, kunnen deze tools je helpen om de juiste boodschap op het juiste moment bij de juiste persoon te krijgen. 3. Slimmere besluitvorming Een van de grootste voordelen van AI is het vermogen om grote hoeveelheden data te analyseren en hieruit waardevolle inzichten te halen. Dit kan je helpen om beter geïnformeerde beslissingen te nemen en je bedrijf strategisch te sturen. Voorbeeld: Data-analyse en voorspellende modellen Tools zoals Tableau of Google Analytics, die gebruikmaken van AI, kunnen je helpen om trends en patronen in je data te herkennen. Dit stelt je in staat om betere voorspellingen te doen en je strategie hierop aan te passen. Of het nu gaat om voorraadbeheer, marketingcampagnes of klantgedrag, AI kan je de inzichten bieden die je nodig hebt om succesvol te zijn. Voorbeeld: Risicobeheer AI kan je ook helpen om risico’s te identificeren en te beheren. Door gebruik te maken van voorspellende analyses en risicomodellen, kun je potentiële problemen vroegtijdig opsporen en maatregelen nemen om deze te beperken. Dit kan variëren van financiële risico’s tot operationele uitdagingen. 4. Innovatie en creativiteit stimuleren Naast efficiëntie en betere besluitvorming kan AI je ook helpen om innovatie en creativiteit binnen je bedrijf te stimuleren. Door repetitieve taken te automatiseren, heb je meer tijd en energie om te investeren in nieuwe ideeën en projecten. Voorbeeld: Brainstorming en ideeëngeneratie AI-tools zoals OpenAI’s ChatGPT en CoPilot kunnen je helpen bij het genereren van nieuwe ideeën en het brainstormen over creatieve oplossingen. Deze tools kunnen als sparringpartner dienen en je inspireren om out-of-the-box te denken. Voorbeeld: Contentcreatie AI kan je ook ondersteunen bij het creëren van content, zoals blogs, social media posts en marketingmateriaal. Tools zoals Jasper of Copy.ai kunnen je helpen bij het schrijven van overtuigende teksten en het optimaliseren van je contentstrategie. Conclusie AI is een krachtig hulpmiddel dat je kan helpen om je bedrijf efficiënter te runnen, betere beslissingen te nemen en innovatie te stimuleren. Door AI in je dagelijkse werkzaamheden te integreren, kun je tijd besparen, je klanten beter bedienen en je concurrentie een stap voor blijven. Of je nu een start-up runt of een gevestigd bedrijf hebt, de mogelijkheden van AI zijn eindeloos en bieden een enorme potentie voor groei en succes. Ben je klaar om de kracht van AI te omarmen en je bedrijf naar een hoger niveau te tillen? Begin vandaag nog met het verkennen van de vele AI-tools en -technologieën die beschikbaar zijn en ontdek hoe ze je kunnen helpen om je doelen te bereiken. |
MarleenMijn blog is mijn podium voor ondernemers omdat ik geloof dat gedeelde kennis groei bevordert. Elke tip, trick en inzicht is een stap in de richting van collectief succes – en dat is waar mijn passie voor schrijven tot leven komt. Archieven
Juli 2024
|