Ondernemers zijn over het algemeen snel in hun denken en doen, dat maakt vaak ook dat ze ondernemer zijn en geen werknemer. Wanneer digitalisering ter sprake komt denken ze dat doen we er wel even bij. En het mag ook niet te veel impact hebben op de dagelijkse gang van zaken en niet te veel tijd en geld kosten. Zo dacht ik er ook over.
Maar digitalisering is niet iets wat je zomaar even implementeert in je organisatie, sterker nog als je die mening hebt is het gedoemd om te mislukken. Daarom is het belangrijk dat je de juiste mensen in de arm neemt - intern zowel als extern - die jou daarbij helpen.
Je zit voor langere tijd aan ze vast dus het is verstandig om zorgvuldig te werk te gaan als je gaat digitaliseren.
 
The proof of the pudding…
In mijn reisbedrijf hebben we een digitaliseringstraject doorlopen. Destijds noemden we het nog automatiseringsproject, dat dit wezenlijk anders is ben ik mij pas  later gaan beseffen. Automatisering richt zich meer op de interne processen waarbij digitalisering veel meer rekening houdt met de behoeften van de klant.
 
We raakten het hart van de organisatie
We besloten om ons back- en frontoffice te integreren, de keuze voor dit omvangrijke project kwam voort uit frustratie over ons huidige boekhoudsysteem. Het spannendste was dat we als eerste in Nederland dit systeem gingen implementeren. Voordeel was dat er vanuit de softwareorganisatie veel hulp voorhanden was. Als dit zou slagen wisten zij dat ze door zouden kunnen pakken.
In eerste instantie werd er gefocust op de interne processen, hoe doen we het nu en wat is de impact op de huidige werkwijze. Er kwam veel bij kijken, het raakte het hart van de organisatie waardoor alles, het hele boekingsproces en front- en backoffice op de schop zou gaan. We hadden hier een jaar voor uitgetrokken.
 
Geen open armen
Het ding waar je je goed bewust van moet zijn is dat je team een dergelijk traject nooit met open armen zal ontvangen. Ook slaat bij jezelf nog wel eens de twijfel toe, op voorhand doe je een forse investering, zonder dat je weet of het ook gaat opleveren.
 
Jouw team
De intrinsieke motivatie van het digitaliseringsproces is voor jou wel duidelijk, maar hoe krijg je je medewerkers intrinsiek gemotiveerd om zich open te stellen voor jouw project?
 
Succesfactoren

• Informeer je team en betrek ze zoveel als mogelijk bij het project, het is een team-effort, ook al is het een kleine projectgroep die in eerste instantie de kar trekt.
• Geef de mensen in de projectgroep de tijd om aan het project te werken.
• Geef regelmatig duidelijke updates aan het hele team.
• Volg een projectplan en werk naar mijlpalen toe en vier deze.
• Zorg dat je meerdere mensen betrekt bij deelprojecten, zo worden ze mede-eigenaar.
• Een goede interne projectleider is goud waard.
• Wees je bewust van de weerstand en cultuur in jouw organisatie.
• Heb geduld….en ga ervoor.

 
Wat heeft het ons gebracht?

• Efficiënter boekingsproces, dus meer tijd voor onze klanten.
• Minder fouten in boekingen, door vaste volgorde en scripts in te bouwen.
• Automatische facturering, hierdoor bespaarden we 2-4 uur per dag!
• Uniforme professionelere werkwijze.
• Verbeterde online boekingstool voor klanten.
• Een goed managementinformatiesysteem.
• Maatwerk rapportages voor klanten.

 
Weten hoe jij je medewerkers meeneemt op jouw digitale reis?
Het menselijke aspect zal komende jaren alleen maar belangrijker worden gezien de impact van digitalisering op onze toekomst, dus zorg ervoor dat deze niet ondersneeuwt.
Wil je meer weten kom dan op vrijdag 5 november as. naar ons fysieke seminar over digitalisering in Woerden en neem deel aan de break-out sessie ‘Neem je medewerkers mee op jouw digitale reis’ van Jip van der Valk en ondergetekende.
 
Voor meer informatie en aanmelding ga naar: https://bit.ly/3vwS6Tj
 
Tot 5 november!
 
Marleen van Dam - ActionCOACH
Selected Expert Groei Dutch Center for Growth

​Bedrijfsmanagement is een van de onmisbare onderwerpen die nog wel eens verkeerd begrepen worden - in het slechtste geval - is het er niet. De basis van management is op te splitsen in drie onderdelen:

​Veel leidinggevenden en ondernemers interpreteren delegeren op de werkvloer vaak niet op de juiste manier. Het gaat erom bij delegeren dat je je teamleden dingen te doen geeft. Er zijn managers die delegeren zien als ‘anderen vertellen welke taken ze moeten uitvoeren’, maar dat is niet de essentie van delegeren. Als je wilt delegeren is het noodzakelijk ervan bewust te zijn dat de medewerker ook daadwerkelijk in staat is om de taak tot een goed einde te brengen. Ik heb me er zelf in het verleden ook schuldig aan gemaakt en nog regelmatig kom ik nog wel eens ondernemers tegen die zeggen; ‘ik heb mijn team gewoon verteld wat ze moesten doen’.  Fantastisch, maar dit alleen zorgt er niet voor dat ze het werk ook gedaan krijgen.  
Voldoende training geven aan je werknemers is een van de belangrijkste onderdelen om goed te delegeren. Dit gaat ervoor zorgen dat ze ook daadwerkelijk in staat zijn om datgeen uit te voeren wat je van hen vraagt, zeker wanneer je vaste taken wilt delegeren.

​De volgende stap, de opvolging, komt eraan te pas wanneer je vertrouwen hebt in het delegeren. Dat de gedelegeerde taak wordt uitgevoerd, daar moet jij voor zorgen. Dan kan je erop vertrouwen dat wanneer je iemand iets hebt verteld of gevraagd hebt te doen dat hier, als vanzelfsprekend, goede resultaten uit voortvloeien, op basis van aannames. Of je delegeert succesvol dankzij het inzetten van het opvolgingsproces. Delegeren is dus niet afschuiven of uit handen geven, deze aanpak werkt niet in management.
Wat doe je dan wel? Eerst delegeer je dus een taak en daarna volg je die op door na te gaan bij je mensen of het lukt en of hun vordering op schema ligt. Daarna ga je naar onderdeel drie, doorzetten.

Een management valkuil is dat je na de delegatie- en opvolgingsfase al denkt dat jouw werk erop zit. De derde en meest belangrijke stap van management – het doorzetten – wordt vaak overgeslagen. De verantwoordelijkheid ligt namelijk nog steeds bij jou ook al kun je delegeren en erop vertrouwen dat diegene de taak netjes en doordacht uitvoert. Zorg er dus voor dat de klus van het begin tot het eind afgerond wordt en dat je alles onder controle hebt. Wanneer je dit verzuimt zal dit waarschijnlijk terug te zien zijn in de mindere prestaties van jouw bedrijf en/of afdeling

Het is belangrijk dat je ervoor zorgt dat een taak zonder enige verwarring of aannames volgens de beste norm wordt uitgevoerd. Het resultaat toont zich altijd vanuit een degelijk actieplan, daarom wordt onderdeel drie doorzetten genoemd.

​De opvolging wordt vaak gezien als moeilijkste onderdeel om goed te doen. Er zijn heel wat redenen waarom het delegeren niet meteen lukt. Ga bij jezelf eens na wat voor jou redenen zijn waarom het niet meteen lukt. Er zullen zaken zijn die je stapsgewijs moet oplossen. Je kunt er in ieder geval gerust op zijn dat met deze drie onderdelen voor succesvol bedrijfsmanagement de best mogelijke resultaten gehaald gaan worden.  

De 3 onderdelen voor succesvol bedrijfsmanagement in het kort:  

1. Heb mensen om taken aan te delegeren en delegeer! Zorg ervoor dat die persoon voldoende getraind is om de taak succesvol te kunnen afronden. 
2. Opvolging is essentieel en zorg ervoor dat alles op schema blijft. 
3. Doorzetten. Besef, jij krijgt uiteindelijk de schuld wanneer je niet doorzet en de doelstellingen niet worden gehaald. Los het ontbrekende onderdeel op en zet door, zodat je je team direct vooruit kunt helpen. 

​Wil jij meer bereiken met jouw bedrijf en werken aan succesvol bedrijfsmanagement?
Ik help je er graag bij!
Marleen van Dam
ActionCOACH

​Er zijn veel mensen die ervan overtuigd zijn dat tijd en geld uitgeven aan teambuilding niet werkt. Dit komt omdat ze geen direct resultaat zien vanuit deze activiteiten. Toch is het belangrijk dat medewerkers samen werken aan het bereiken van de doelstellingen voor het bedrijf. Hoe pak je dit dan aan zonder dat je ze forceert om samen te werken?
Teambuilding mislukt regelmatig omdat de basis niet voldoende aanwezig is in een bedrijf. Bedrijven focussen nauwelijks op individuele motivatoren of persoonlijkheidsstijlen van hun medewerkers. Er is geen standaardprocedure die zorgt voor de juiste teamdynamiek. Er ontstaan grote gaten in het teambuildingsraamwerk wanneer je geen inzicht hebt in waar elke medewerker staat en welke bijdrage hij levert aan het bedrijf.

​Bij ActionCOACH gebruiken we onze zes sleutels voor het bouwen van een succesvol team. De basis van het proces richt zich op de individuele bijdrage en hoe deze fundamenteel ingezet kan worden voor de productiviteit van het team.
De zes sleutels tot het bouwen van een succesvol team omvatten; 
1.   Sterk leiderschap 
2.   Gemeenschappelijke doelen 
3.   De spelregels 
4.   Actieplannen 
5.   Risico’s nemen ondersteunen 
6.   100% Betrokkenheid en inclusie 
 
Sterk leiderschap vereist leiderschap dat transparant is en blijk geeft van een hoge mate van integriteit. Sterke leiders geven het goede voorbeeld en zijn duidelijk in hun richting. Sterke leiders begrijpen dat het aanmoedigen en het betrekken van hun teamleden hen nog sterker maakt.  
Gemeenschappelijke doelen stellen teamleden in staat te identificeren wat belangrijk is en hoe zij in het geheel van de organisatie passen. Kernwaarden, cultuurpunten, en een duidelijke visie en missie voor het bedrijf zijn essentieel om deze doelen te verduidelijken. 
Spelregels zijn eenvoudige standaard operationele procedures die duidelijk richting geven aan hoe dingen worden gedaan. Deze overeengekomen regels geven heldere richtlijnen voor gedrag en acties die van het team worden verwacht. Deze gedetailleerde spelregels laten weinig ruimte voor interpretatie en gelden voor iedereen. Dit komt omdat ze betrekking hebben op de gewenste resultaten die het bedrijf verwacht. 
Actieplannen die zijn ontwikkeld om resultaten te bereiken en rekening houdend met alle teamleden. De actieplannen vormen een duidelijke routekaart en geven de teamleden duidelijkheid in richting en verwachtingen. 
Het ondersteunen van het nemen van risico’s binnen de organisatie kan innovatie aanwakkeren en teamleden motiveren om op nieuwe manieren bij te dragen. Leren van fouten is essentieel om teams te helpen succesvol te zijn. Bouw een cultuur waarin teamleden niet worden gestraft voor fouten, maar waarin de mogelijkheid wordt gecreëerd om te leren en te blijven verbeteren. 
100% Inclusie en betrokkenheid zijn van fundamenteel belang om een omgeving te creëren die betrokkenheid vereist. Bijdragen van iedereen in de organisatie moeten een stem krijgen en een uitlaatklep vormen om teamleden als collectief samen te laten werken aan het bereiken van de bedrijfsdoelstellingen. 

Open communicatie, duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, tijdige feedback en transparantie werken allemaal mee aan de dynamiek van het team. Een gemotiveerd teamlid dat zijn plaats en bijdrage aan het geheel begrijpt, zal zich zodanig gedragen en functioneren dat dit bijdraagt aan de gewenste resultaten van het bedrijf omdat dit ook ten goede komt van zijn persoonlijke doelen.

TEAM hoeft geen vier-letter-woord te zijn, het moet worden omgevormd tot een strijdkreet, ‘Together WE Achieve More’ ofwel Samen Bereiken WIJ Meer. 

Wil jij meer bereiken met jouw team of aan jouw DreamTeam bouwen?
Ik help je er graag bij!
Marleen van Dam
ActionCOACH
marleenvandam@actioncoach.com