Kom in actie: Ruim je bedrijf eens op

Je hebt vast wel eens van de term ” Voorjaarsschoonmaak” gehoord. Dit gaat over het opruimen en schoonmaken van de kamers in je huis en/of bedrijf. Voor een bedrijf is een voorjaarsschoonmaak een kans om echt eens te resetten en te reorganiseren. Dit met als uiteindelijk doel om je bedrijf productiever te laten zijn. Eigenlijk zou geen enkel bedrijf moeten wachten op het voorjaar om zijn processen, systemen en de hele organisatie eens tegen het licht te houden. Als je dan toch een beginpunt nodig hebt dan is de lente een goed moment om hiervoor in actie te komen.  

Als start moet ook je eigen mindset een ‘voorjaarsschoonmaak’ ondergaan.
Ga dus met de tips in die hieronder volgen aan de slag. Gebruik hiervoor een notitieboek of een whiteboard met post-it’s om zaken weer te geven. Ga aan de slag met kleuren, gebruik hiervoor bijvoorbeeld markeerstiften. Dit helpt om de acties die je wilt ondernemen in te delen en om de informatie en ideeën hier onder te verdelen. 

Start met een mentale inventaris en benoem je huidige activiteiten dat zijn de activiteiten die je al gepland hebt staan. Benoem daarna de activiteiten die je in de toekomst nog wilt doen. Benoem welke van deze activiteiten van cruciaal belang zijn en welke er echt toe doen voor je team en jou. Geef ze een specifieke kleur.  Staat er iets op de lijst wat niet aan een specifiek doel gehangen kan worden of wat niet bedraagt aan verbetering voor de toekomst? Wanneer een activiteit ook nog eens geen blijvende waarde heeft voor de rest van het bedrijf, overweeg dan om die activiteit te stoppen.  

Inventarisatie van activiteiten brengt waarschijnlijk wel een aantal activiteiten – zaken aan het licht die om snelle actie of reactie vragen. Dit zijn je activiteiten met prioriteit. Ze kunnen uit meerdere stappen bestaan. Daarnaast is het mogelijk dat ze van je vragen om inzet van personeel of nieuwe middelen. Overweeg dan om deze ‘prioriteitsactiviteiten‘ op te splitsen in kleinere onderdelen die gemakkelijker te realiseren en te organiseren zijn. 

Uiteindelijk moet de overzichtslijst of activiteitenoverzicht regelmatig opnieuwop de agenda komen, zodat jij en je team op koers blijven. Het stellen van groepsdoelen of het op elkaar afstemmen van prestatie-indicatoren (KPI’s)  helpen je om het werk te organiseren en om iedereen gericht te houden op de juiste doelen en werkzaamheden.

Als je dit achter de rug hebt en je geest is opgeruimd en de richting van je bedrijf is bepaald, dan is het tijd om verdere stappen te zetten voor het vervolg van de schoonmaak.
Verdeel de schoonmaak in een paar aandachtsgebieden.

• Digitale voetafdruk, online, E-commerce
• Bedrijfsvoering 
• Kantoorruimte of fabriek 
• Klantervaringen en verkooppunten 

Er zijn acht kerngebieden waarop je je moet concentreren voor de schoonmaak:

1. Kijk naar automatisering & digitalisering – Hiermee kun je processen versnellen en bepaalde stappen eenvoudige maken;
2. Uitschrijven voor overbodige mailing en nieuwsbrieven – Bekijk de lijsten die jijzelf en/of je bedrijf hebben opgebouwd. Wat is nog bruikbaar en zinvol? 
3. Doe een proces audit en stel alle stappen en activiteiten van de aanwezige processen ter discussie. Verwijder hieruit onnodige handelingen en vertragende onderdelen die een negatief effect hebben op de klant ervaring.
4. Wat zijn verwaarloosde gebieden in jouw bedrijf? Geef hier aandacht aan. Als Misschien is het nu tijd om middelen opnieuw te verdelen en een afweging te maken om een gebied te schrappen wanneer dit op korte termijn geen voordeel oplevert voor het bedrijf.
5. Vernieuw de communicatie naar je klanten of voeg ze samen – Zorg er in ieder geval voor dat klanten actuele informatie ontvangen waarin je bedrijf goed wordt gepositioneerd.
6. Zorg voor de juiste persoon op de juiste plaats.  Evalueer je medewerkers en hun taken.
7. Kijk eens goed naar je inventaris – Wat is verouderd, toe aan vervanging?   Zorg voor voldoende voorraad gericht op de toekomst.
8. Bekijk al je ruimtes door het oog van je klant. Ruim op en reinig. Start je bedrijf met een schone en frisse lei.

Het opfrissen en vervangen van marketingmateriaal, sociaal media accounts, bedrijfskleding etc. kunnen ook onderdeel uit maken van de bedrijfsschoonmaak.  Denk ook aan het opnieuw indelen van fysieke ruimtes. Denk hieraan, wat ziet jouw klant dat hij niet zou moeten zien? Kijk ook naar de muren, wat hangt er allemaal op en hoe staan de planten erbij? Hoe is de verlichting, zijn je ramen schoon, is het verfwerk afgebladderd? Neem nu de tijd om dit te aan te passen en/of te verbeteren. Als laatste kijk ook eens kritisch naar de buitenkant van je bedrijf. Hoe is het met de tuin, het straatwerk, de bewegwijzering en/of de parkeerplaatsen? Kijk ook weer door de ogen van je klant.

Ga je voor een nog grondigere schoonmaak dan zou je onderstaande punten ook mee kunnen nemen:

• Fris je marketingstrategieën op.
• Formuleer je bedrijfsdoelen opnieuw.
• Werk je visie- en missie verklaringen bij.
• Segmenteer en reorganiseer je klantenlijsten.
• Onderzoek de financiële positie van je bedrijf

Een goede schoonmaak van alle genoemde aspecten geeft je weer energie en helpt je om meer succes te realiseren. Zorg ook dat je je team erbij betrekt en verdeel alle werkzaamheden.
Uiteindelijk moet de schoonmaak erop gericht zijn dat de klantervaring verbeterd wordt en de winst verhoogd.

Gaan we samen aan de slag om jouw bedrijf op te frissen?