Hoe stuur je een virtueel team aan tijdens een pandemie?

Hoe stuur je een virtueel team aan tijdens een pandemie? 

Het bedrijfsleven blijft zich aanpassen aan het nieuwe normaal veroorzaakt door de globale pandemie. Het is inmiddels duidelijk dat virtueel werken, online vergaderingen en samenwerking op afstand met behulp van allerhande technologie, onderdeel blijven van de normale gang van zaken.  
Om medewerkers, leveranciers en klanten op nieuwe en effectieve manieren te bereiken, moeten we allemaal goed thuis zijn in het houden en bijwonen van virtuele vergaderingen en het werken op afstand.  
Dit vraagt van jou als ondernemer dat je steeds bezig moet zijn met beoordelen van welke soorten tools en infrastructuurveranderingen jouw organisatie nodig heeft om niet alleen te overleven, maar ook te gedijen in tijden van crisis en verandering.  

Om te beginnen… ​

• Inventariseer en controleer de kwaliteit van jullie computermonitors, webcamera’s, headsets en microfoons. Een professionele uitstraling met helder beeld en geluid en een nette (virtuele) achtergrond zijn het nieuwe normaal. 
• Controleer de sterkte van het internetsignaal en de beschikbaarheid van Wifi. Beter nog is om voor online vergaderingen een kabelverbinding te hebben omdat deze stabieler is dan Wifi. 
• Zorg ervoor dat je schriftelijke regels of procedures voor werken op afstand hebt… Waaronder check-ins, schema’s voor teamvergaderingen en richtlijnen voor verwachtingen als de werkteams zich op afstand bevinden. 

De juiste tools ​

Je moet ook toegang hebben tot de tools en software die je nodig hebt om ervoor te zorgen dat de teams en belanghebbenden verbinding kunnen maken, kunnen samenwerken en creëren.  
In een recent artikel op THECOUCHMANAGER.com wordt een uitgebreid overzicht gegeven van beschikbare en nuttige tools met onder andere: https://www.thecouchmanager.com/the-ultimate-list-of-virtual-team-technology-tools/) 
​

• Tools voor samenwerking en het delen van informatie 
• Tools voor projectbeheer en tools voor tijdregistratie 
• Tools voor documentopslag, co–creatie en het delen van bestanden 
• Hulpmiddelen voor vergaderingen en conferenties, waaronder video- en audiotools 
• Hulpmiddelen voor instant messaging 
• Hulpmiddelen voor sociale media 
• Hulpmiddelen voor planning en agenda’s 
• Virtuele spellen 

Zorg er bij het selecteren van een platform voor jouw vergaderingen, conferenties of webinars voor dat je “realtime” demo’s doet en dat jouw teams zich op hun gemak voelen en goed opgeleid zijn voordat je live gaat. Oefen, houd dry runs en test meetings ter voorbereiding op grootschalige virtuele activiteiten. Zorg ervoor dat de beelden die je wilt gebruiken duidelijk zijn, de achtergronden niet storend zijn, controleer de verlichtingsniveaus en audiokwaliteit om ervoor te zorgen dat aan visuele en auditieve behoeften wordt voldaan. 
Naast de randvoorwaarden op het gebied van de techniek en faciliteiten, moet je ook rekening houden met 

• Het hebben van een duidelijke agenda; 
• Overweeg om voorafgaand aan de vergadering materiaal te sturen, zodat deelnemers zich beter kunnen voorbereiden; 
• Stel de spelregels vooraf duidelijk vast; hoe deelnemers vragen kunnen stellen; wanneer microfoons moeten worden gedempt bijvoorbeeld; 
• Overweeg om een facilitator voor de vergadering te hebben of aan te wijzen die de tijd kan beheren, diapresentaties vooruit kan klikken, vraag- en antwoordmomenten kan beheren en die na afloop de follow-up kan verzorgen, zoals opnames, nasturen van materiaal en actielijsten en evaluaties etc. ​

Do’s and don’ts ​

Draag geen kleuren met veel patronen of schokkende kleuren (bijvoorbeeld: neonkleuren, plaids, ruiten of grote bloemenpatronen enz.).  
Denk als een nieuwslezer. Houd de kleuren primair en solide. Blauw is een geweldige kleur voor monitoren en is prettig voor de ogen. Draag minimale accessoires zodat je niet rinkelt, klikt of rammelt tijdens jouw presentatie. Houd jouw bewegingen langzaam en minimaal. Friemelen en constant bewegen kunnen bovendien storend werken. 
Onthoud dat de meeste virtuele vergaderingen alleen de bovenste helft van het lichaam laten zien, dus een goede houding is van cruciaal belang.  
Slecht geplaatste camera’s, te dichtbij of te ver weg van de camera zitten, kauwgom kauwen of eten tijdens een vergadering, spelen met pennen of papier kunnen er allemaal voor zorgen voor ongewenste afleiding en ervoor zorgen dat de gedachten van je deelnemers afdwalen.  
Maak het geheel onderhoudend en interactief. Gebruik aansprekende beelden en maak gebruik van een opiniepeiling, enquête of een snel rondetafelgesprek. Een Q&A kan periodiek eentonigheid doorbreken. Zorg ervoor dat jouw teksten en plaatjes groot genoeg en duidelijk zijn, zodat deelnemers de inhoud goed kunnen zien. 

Unieke vereisten ​

Virtuele vergaderingen hebben een aantal unieke vereisten, maar ze delen veel van dezelfde principes die we volgen tijdens persoonlijke vergaderingen of conferenties. Om virtuele interacties effectiever en productiever te maken; 

• Wees voorbereid 
• Wees een goede luisteraar 
• Respecteer de tijd van mensen en onderbreek hen niet 
• Houd je aan de afgesproken start- en eindtijd. 
• Wees aanwezig en let op 
• Doe niet meerdere taken tegelijk, dit is goed zichtbaar – en zorg dat betrokken blijft en gereed bent om te reageren. 

Als je deze tips in acht neemt zullen ook jouw virtuele interacties zo productief en efficiënt mogelijk zijn. Virtuele meetings, conferenties en webinars zijn – en blijven? – nu misschien wel regel in plaats van uitzondering.  

Zorg dat je de kunst van ‘virtueel gaan’ onder de knie krijgt, en dit zal bijdragen aan jouw succes.