DIGITALISERING IS EEN REIS DIE JE NIET ALLEEN KUNT MAKEN

Ondernemers zijn over het algemeen snel in hun denken en doen, dat maakt vaak ook dat ze ondernemer zijn en geen werknemer. Wanneer digitalisering ter sprake komt denken ze dat doen we er wel even bij. En het mag ook niet te veel impact hebben op de dagelijkse gang van zaken en niet te veel tijd en geld kosten. Zo dacht ik er ook over.
Maar digitalisering is niet iets wat je zomaar even implementeert in je organisatie, sterker nog als je die mening hebt is het gedoemd om te mislukken. Daarom is het belangrijk dat je de juiste mensen in de arm neemt - intern zowel als extern - die jou daarbij helpen.
Je zit voor langere tijd aan ze vast dus het is verstandig om zorgvuldig te werk te gaan als je gaat digitaliseren.
 
The proof of the pudding…
In mijn reisbedrijf hebben we een digitaliseringstraject doorlopen. Destijds noemden we het nog automatiseringsproject, dat dit wezenlijk anders is ben ik mij pas  later gaan beseffen. Automatisering richt zich meer op de interne processen waarbij digitalisering veel meer rekening houdt met de behoeften van de klant.
 
We raakten het hart van de organisatie
We besloten om ons back- en frontoffice te integreren, de keuze voor dit omvangrijke project kwam voort uit frustratie over ons huidige boekhoudsysteem. Het spannendste was dat we als eerste in Nederland dit systeem gingen implementeren. Voordeel was dat er vanuit de softwareorganisatie veel hulp voorhanden was. Als dit zou slagen wisten zij dat ze door zouden kunnen pakken.
In eerste instantie werd er gefocust op de interne processen, hoe doen we het nu en wat is de impact op de huidige werkwijze. Er kwam veel bij kijken, het raakte het hart van de organisatie waardoor alles, het hele boekingsproces en front- en backoffice op de schop zou gaan. We hadden hier een jaar voor uitgetrokken.
 
Geen open armen
Het ding waar je je goed bewust van moet zijn is dat je team een dergelijk traject nooit met open armen zal ontvangen. Ook slaat bij jezelf nog wel eens de twijfel toe, op voorhand doe je een forse investering, zonder dat je weet of het ook gaat opleveren.
 
Jouw team
De intrinsieke motivatie van het digitaliseringsproces is voor jou wel duidelijk, maar hoe krijg je je medewerkers intrinsiek gemotiveerd om zich open te stellen voor jouw project?
 
Succesfactoren

• Informeer je team en betrek ze zoveel als mogelijk bij het project, het is een team-effort, ook al is het een kleine projectgroep die in eerste instantie de kar trekt.
• Geef de mensen in de projectgroep de tijd om aan het project te werken.
• Geef regelmatig duidelijke updates aan het hele team.
• Volg een projectplan en werk naar mijlpalen toe en vier deze.
• Zorg dat je meerdere mensen betrekt bij deelprojecten, zo worden ze mede-eigenaar.
• Een goede interne projectleider is goud waard.
• Wees je bewust van de weerstand en cultuur in jouw organisatie.
• Heb geduld….en ga ervoor.

 
Wat heeft het ons gebracht?

• Efficiënter boekingsproces, dus meer tijd voor onze klanten.
• Minder fouten in boekingen, door vaste volgorde en scripts in te bouwen.
• Automatische facturering, hierdoor bespaarden we 2-4 uur per dag!
• Uniforme professionelere werkwijze.
• Verbeterde online boekingstool voor klanten.
• Een goed managementinformatiesysteem.
• Maatwerk rapportages voor klanten.

 
Weten hoe jij je medewerkers meeneemt op jouw digitale reis?
Het menselijke aspect zal komende jaren alleen maar belangrijker worden gezien de impact van digitalisering op onze toekomst, dus zorg ervoor dat deze niet ondersneeuwt.
Wil je meer weten kom dan op vrijdag 5 november as. naar ons fysieke seminar over digitalisering in Woerden en neem deel aan de break-out sessie ‘Neem je medewerkers mee op jouw digitale reis’ van Jip van der Valk en ondergetekende.
 
Voor meer informatie en aanmelding ga naar: https://bit.ly/3vwS6Tj
 
Tot 5 november!
 
Marleen van Dam - ActionCOACH
Selected Expert Groei Dutch Center for Growth